是正勧告緊急対応窓口を設置いたしました

毎年10月〜11月の秋口は、労働基準監督署(労基署)の【労働時間適正化キャンペーン】期間になっているのをご存知でしょうか?

【キャンペーン】というと聞こえがいいですが、要は労働基準監督署の【調査強化月間】です。

 

【そうか、では何とか11月を乗り越えればいいのか?】


とお考えの社長、それは違います。

あくまでも調査を【強化する期間】であるだけですから、その後も続くことは変わりありませんし、明日調査になる可能性だってあるわけです。

 

これには、予防と対策事前のリスクに対する心構えが重要です。


それでは、労働基準監督署の調査について、その対策を考えてみましょう。

 

 ◆労働基準監督官は、突然やってくるのか?

 ◆違反したら、どうなるのか?

 ◆指摘されるのは、どんなことか?頻発指摘事項トップ10

 ◆調査の際、会社がすべきこと

 ◆会社がやってはいけないこととは?

 ◆労働基準監督署調査立会い料金

労働基準監督官は、突然やってくるのか?

「こんにちは、○○労働基準監督署の△△ですが・・・、○○社長は・・・?」

○○社長は、焦りました。
残業があるにもかかわらず、【サービス残業】として、残業代を支払っていないことをわかっていたからです。

そうです、この労働基準監督官は、【臨検】にやってきたのです。


 

労働基準監督署の調査を、【臨検】とよんでいます。

【臨検】とは、大辞泉によれば、「行政機関の職員が、行政法規の実施を監視するため、営業所・倉庫・工場などに立ち入ること。」と示されています。


【臨検】には、4種類あるといわれ、

@申告監督、A定期監督、B災害監督、C再監督

に区分され、要約すれば、

 

@申告監督・・・在職者や退職者から残業代の未払いや有給休暇の行使制限、解雇予告手当の不払いなどについて、労働基準監督署に申告があった場合に、労基署が内容確認のため調査に立ち入るのです。
申告監督の多くは、労働者保護のため、【申告がありましたので、調査に来ました】とはもちろん明かさず、突然調査にやってくることもあります。
もちろん、Aに述べる定期監督のように、事前に日程の連絡・調整を行って、来ることもあります。
私どもでは、申告内容、重大な違反の露見、申告者の希望内容如何で、突然調査か、事前連絡調査か変わってくると考えています。
労使紛争の増加や、労働基準監督署への申告件数の増加を考えると、現在はA定期監督よりも、この申告監督が多いように思われます。
我々も労働基準監督署に赴けば、労働者の方が相談ブースで相談をしていたり、労働基準監督官が電話で相談対応している様子がうかがえます。

 

A定期監督・・・行政サイドで毎年、対象業種、件数などを掲げ、任意に事業所を抽出し、その殆どは、事前に連絡調整をして調査が行われます。

 

B災害監督・・・一定規模以上の労働災害が発生してしまった場合、機械の設置は適正だったのかとか、安全管理体制は十分だったのかなど、現場に赴き、調査をします。
労基署は、災害の原因となった究明を行い、再発防止を促し、場合によって使用機械の停止命令等を出します。

 

C再監督・・・期日までに、報告書を提出しない場合や、事業所の対応が故意に悪質である、あるいは、以前に報告書を提出しながらも、その是正状態がきちんと守られているのかなど調査します。

違反したら、どうなるのか?

労働基準法や労働安全衛生法、最低賃金法などは、【労働刑法】という側面をもっています。

 したがって、罰則も定められ、懲役や罰金刑まで定められています。

 しかし、一律に、【法律違反!即罰則適用!】というのも、企業側の認知不足もあれば、見解の相違だってありえますから、それはおかしな話です。

 

 ですから、労働基準監督官は違反があれば、相当悪質でない限りは、【是正勧告書】あるいは【指導票】という行政指導の文書を交付します。

 

 【是正勧告書】とは、労働基準法、労働安全衛生法、最低賃金法などに違反が見つかった場合などに、労働基準監督官がその違反状態の【是正を促す】ものです。

 【指導票】とは、直ちに違法であるとはいえませんが、放置しておくと違法状態となる、あるいは改善する必要があると判断される場合に交付されるものです。

 

 いずれも、是正、改善の期日が定められ、会社が労働基準監督署に報告する必要があります。


 是正勧告書、指導票については、労働基準監督署長はもとより、一労働基準監督官についてまでも、その行政指導文書を交付することができる権限を与えているのです。


 労働基準監督官は、刑事訴訟法に規定する「特別司法警察職員」といい、専門的な知識を有する【おまわりさん】ということになります。


 【是正勧告】、【指導票】は、「法的拘束力のない行政指導」ということですから、これを読むと

 

 「じゃぁ、放っておいてもいいのでは?」

 

 と思われる社長もいらっしゃるかもしれません。


 しかし、違法な状態に置かれていることには変わりありませんので、無視し続ければ、書類送検が行われ、検察により起訴され、最終的に「懲役や罰金」という処罰が待っているということも、事実として覚えておかねばなりません。

 したがって、民事裁判や、労働審判、あっせんなどの場にまで出て行き、解決を図ることよりも、この段階で【手を打ってしまう】ということも視野に入れて検討する必要があります。

指摘されるのは、どんなことか?頻発指摘事項トップ10

 以下に掲げるのは、「【是正勧告】が発出される件数の多いトップ10」を掲げています。
 もちろんこれだけではありませんから、これらを押さえたからといって、万事がOKというわけではありませんが、まずはこれらを抑えておくことが、労務リスク対策に繋がります。

 

  1. 従業員に対して、労働契約締結時に、一定の労働条件を記載した書面を交付していないこと
  2. 会社で定めた所定労働時間が、法定労働時間(原則1週間40時間、1日8時間)の範囲内に収まっていないこと
  3. 時間外・休日に関する協定(いわゆる【36協定】)が締結・届出されていないのに、時間外労働、休日労働をさせていること
  4. 時間外労働、休日労働があるのに、割増賃金を支払っていないこと
  5. 休憩時間を適正に与えていないこと
  6. 管理監督者に対して、深夜業の割増賃金を支払っていないこと
  7. 常時雇用する労働者が、10人以上であるにも関わらず、就業規則を作成・届出していないこと
  8. 常時使用する労働者に対して、年に1回定期に健康診断を行っていないこと
  9. 常時50人以上の労働者を使用しているのに、衛生管理者を選任していないこと
  10. 常時50人以上の労働者を使用しているのに、産業医を選任していないこと

 

 

 

是正勧告頻発件数トップ10 〜その1〜 

【指摘】
 従業員に対して、労働契約締結時に、一定の労働条件を記載した書面を交付していないこと

 

【対策】
 労働契約締結時(一般的には雇入時)には、賃金、労働時間、休日、契約期間、残業の有無などの労働条件を【書面】によって交付することになっています。

 これらの書面を交付さえすれば、監督署対策としてはクリアしますが、会社としては、2枚用意して、両者の印鑑を押印し、両者で1通ずつ保管をすることが望ましいことと思います。

 

 なお、パートなどの短時間労働者については、平成20年4月施行の「パートタイム労働法」において、「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」書面交付することとなったことにも留意が必要です。

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是正勧告頻発件数トップ10 〜その2〜

【指摘】
 会社で定めた所定労働時間が、法定労働時間(原則、1週間40時間、1日8時間)の範囲内に収まっていないこと

 

【対策】
 会社で定める所定労働時間は、上記の範囲内に抑える必要があります。

 もし、繁閑の差がある事業所では、変形労働時間制度(繁閑の差を考慮して、所定労働時間を組みなおし、結果として1週間の所定労働時間が、平均して40時間なら、それも認めましょうという制度)を活用することなどにより、1日についての労働時間を延長したりできるようになります。

 すなわち、比較的暇な時期は、労働時間を押さえ、忙しい時期は労働時間を延ばすことが適法に行えるようになります。

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是正勧告頻発件数トップ10 〜その3〜

【指摘】
 時間外・休日に関する協定(いわゆる【36協定】)が締結・届出されていないのに、時間外労働、休日労働をさせていること

 

【対策】
 労働時間については、原則として1週間40時間1日については8時間までと規制がされています(例外あり)。


 これを超えて労働させるには、会社と従業員との協定を結び、事前に労働基準監督署へ事前に届け出ておく必要があります。労働基準法36条に根拠があることから、【36(サブロク)協定と呼ばれています。


 また、残業させることができる時間も制限があり、通常は、1ヶ月については45時間1年については360時間とされています(時間外労働の延長限度基準)。


 なお、これをも超えて残業させねばならない、「突発的な事由」が発生した場合には、【特別条項付36協定】を事前に締結しておく必要があります。

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是正勧告頻発件数トップ10 〜その4〜

【指摘】
 時間外労働、休日労働があるのに、割増賃金を支払っていないこと

 

【対策】
 いわゆる【サービス残業】の本質はここにあります。

 時間外労働については、最低2割5分増、休日労働については、最低3割5分増の割増賃金を支払う必要があります。


 なお、ここでいう割増率は、法律で定めた基準である、1週間40時間、1日8時間を超える場合と、1週間に1回の休日が確保できない場合の割増率のことですから、この辺りも注意が必要です。

 つまり、1日の所定労働時間が「7時間」の会社や、週休2日制の会社などでは、残業が発生したとか、休日出勤が発生したからといって、必ずしも割増賃金が必要になるとは限らないということです。


 また、平成20年11月現在、法改正が予定されており、60時間を超える時間外労働の割増率については、5割増まで増加する予定です。

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是正勧告頻発件数トップ10 〜その5〜

【指摘】
 休憩時間を適正に与えていないこと

 

【対策】
 休憩時間については、労働基準法に規定があり、「6時間を超えて働かせる場合は、少なくとも45分、8時間を超えて働かせる場合は少なくとも60分の休憩を労働時間の途中に与えなければならない」としています。


 「超えて」ということですから、6時間の場合は実は「休憩0分」でもいいということがわかります。また、8時間の場合も、実は休憩は45分で法律クリアであることがわかりますが、8時間労働の場合、結局のところ、残業になったらどこかで15分の休憩を与えなければならないからです。いちいち面倒なので60分一気に与えることが多いのです。


 また「少なくとも〜与えなければならない」わけですから、それを上回る時間を与えても構いません。

 

 それと注意すべきは、「労働時間の途中に」与えるということです。

 ですから、「私、休憩いらないので、終業前倒しで、1時間早く帰る」ということは許されません。会社側が義務として労働時間の途中に与える必要がるのです。

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是正勧告頻発件数トップ10 〜その6〜

【指摘】
 管理監督者に対して、深夜業の割増賃金を支払っていないこと

 

【対策】
 管理職でも深夜時間(午後10時〜翌朝5時)は、深夜割増賃金を支払う必要があると解釈されています。
 ただし、そこだけ時間管理して割増賃金を支払えというもの不合理ですから、就業規則に、「○○手当には、○○時間の深夜割増分も含む」旨記載しておく必要がありましょう。

 

 また、平成20年1月のマクドナルド判決を受けて、労働基準監督署は、いわゆる「管理監督者」、つまり会社が認識している管理職について、その方が「労働基準法上の管理職」にあたるか否か指導を強化するといっております

 この点、会社が認識している管理職については、一般的に残業代を支払っていないケースが殆どと思います。

 

 したがって、監督署が調査の上、「この方が管理職というのは疑義があるので、調査して割増賃金を支払うように」と是正勧告を受ける可能性も考えられます。

 

 しかし、【法律に違反している状態】である場合に、是正勧告を発するわけですから「監督若しくは管理の地位にある者」(労基法41条2号)と極めて抽象的な記定しかされていない状態でそのような指導を受ける場合は、疑問の余地が残ります。

 確かに、【行政解釈による通達】では、@労務管理上の権限があるとか、A出退勤について、厳格な管理を受けないとか、B賃金、処遇が一般職員と比較して優位にあるなどの基準を示しておりますが、あくまで【行政解釈通達】ですから【法律ではありません

 【法律】に違反しているとは必ずしもいえない場合もありましょう。

 

 このような場合は、必ず是正勧告書を提出する前に、ご相談下さい

 社長と共に解決いたします。

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是正勧告頻発件数トップ10 〜その7〜

【指摘】
 常時雇用する労働者が、10人以上であるにも関わらず、就業規則を作成・届出していないこと

 

【対策】
 常時雇用する労働者(パート含む。)が10人以上の場合は、
就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出なければならないことになっています。
 この【10人】は、本社、支店等の事業所ごとで判断します。法人の人数ではみません。これは、労働基準法が事業所単位の適用を原則としているためです。

 ですから、10人未満の事業所では、就業規則の作成・届出義務こそ発生しませんが、当然、作成することが望ましいことはいうまでもありません。

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是正勧告頻発件数トップ10 〜その8〜

【指摘】
 常時使用する労働者に対して、年に1回定期に健康診断を行っていないこと

 

【対策】
 最低年に1回は健康診断を行わなければならないことが定められています。なお、深夜業に従事する者は、6ヶ月に1回行わなければならないことにも注意が必要です。
 パートタイマーについては、正社員の4分の3以上の労働時間で働く者については、同じく健康診断が必要です。


 また、近年のうつ病などの【メンタルヘルス】的な部分や長時間労働を考慮して、臨時の健康診断を行うことについての、就業規則の定めを検討する必要があります。

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是正勧告頻発件数トップ10 〜その9〜

【指摘】
 常時50人以上の労働者を使用しているのに、衛生管理者を選任していないこと

 

【対策】
 50人以上の労働者を使用する場合は、衛生管理者を選任しなければならないことになっており、14日以内に労働基準監督署への報告をしなければなりません。
 

 なお、【50人以上】というのは、本社、支店、営業所ごとにみた50人ということです。
 なお、衛生管理者については、【事業所に専属の者】を選任しなければならないことから、ある程度の法人規模の場合は、管理職の昇格要素に、「衛生管理者」の資格取得を推進しておくことが必要です。

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是正勧告頻発件数トップ10 〜その10〜

【指摘】
 常時50人以上の労働者を使用しているのに、産業医を選任していないこと

 

【対策】
 50人以上の労働者を使用する場合は、産業医を選任しなければならないことになっており、14日以内に労働基準監督署への報告をしなければなりません。

 なお、【50人以上】というのは、本社、支店、営業所ごとにみた50人ということですが、近年の長時間労働の影響等による、精神疾患者の増加などをも考慮すると、法人規模で、多数の従業員を雇用する場合は、法律上の義務とは関係なく、選任の必要性も出てくるでしょう。


 また、事業所ごと(本店、支店、営業所等)に50人未満の労働者を使用する場合は、【地域産業保健センター】のシステムを利用することができます。
 これは、長時間労働が行われた場合などに、産業医の先生の面接指導が受けられたり、そこから派生して臨時の健康診断を受けたりします。


 このシステムが活用できる基準は、産業医の選任義務があるかないかに関わります。すなわち、法人ごとにみて50人未満かではなく、事業所単位(本店、支店、営業所ごと)ですべての事業所が50人未満であれば活用することができます。


 費用は、無料ですから徹底して活用されることをお勧め致します。

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調査の際、会社がすべきこと

◆早急に帳票類を整備しましょう

 

 ここで、申し上げるのは、決して【データを改ざんしましょう】ということではありません!!!
 (これだけは、絶対に避けてください。)

 

 未整備、若しくは整備漏れになっている、帳票類(労働者名簿、出勤簿、賃金台帳、36協定、健康診断管理票、その他書類)を整備しましょうということです(36協定については、絶対に事前に提出してください。)。


 ここで例えば、36協定について【遡及した日付で協定してもいいのか?】ということですが、この点については、様式を提出先の官庁に受理されたときに効力が生ずることになるので、労基法上は効力がなく、遡及することで帳消しになるものではありません


 したがって、本来36協定は協定開始期日前までに所轄の労働基準監督署へ提出しておく必要があるのです(最近では36協定の協定開始日を過ぎて労基署に届け出ると、「本件届は、届出年月日以前については無効です」というゴム印が押印されることがあります。)。
 
 しかしながら、協定というのは、本来【労働者と使用者とのお約束事】、つまりは【合意】ですから労使の自由意思による遡及協定は、労基法上無効とはいっても、最悪なケースで罰則の適用というところまでを想定すると、遡及協定の存在によって相当程度斟酌されるのではと思われます。

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◆監督官との見解の相違については、主張すること

 

 労働基準法をはじめとする各法も【法律】ですから、【解釈】というものが存在します。

 完全に【黒】であることを、【白】にしようとすることには無理がありますが、いわゆる【グレーゾーン】の部分には、会社が思っていた考え方と、担当した監督官の間に【解釈のズレ】、すなわち【見解の相違】が生まれることがあります。


 例えば、よくタイムカードがチェックされることがありますが、打刻時刻が即刻労働時間になるわけではありません。

 早く出勤してきて打刻しても、新聞を読んでいる方もいれば、インターネットをチェックしてる方もいれば、逆に、談笑した後に終業の打刻をしたのかもしれません。これらは、【解釈】というよりも、会社の実情、実態ですから、指摘されたときは報告すべきです。


 例えば、平成20年11月の「労働時間適正化キャンペーン」では、平成20年1月にマクドナルド判決にあったように、いわゆる【管理監督者】の問題がでそうです。そして、今後も指摘を受けることが考えられます。


 これについては、従来から行政通達で管理監督者の範囲を示し、また平成20年9月9日には、【多店舗展開する小売業、飲食業等の店舗における管理監督者の範囲の適正化について】と題する、通達を発出しています。

 

 これを読み込めば、【残業代を支払わない管理職】とする会社側の位置づけと、国家が解釈する【管理職】の位置づけが大きく異なることがわかります。


 また、労働基準法41条2号では、「監督若しくは管理の地位にある者」という極めて抽象的な規定しかございませんので、ここに【見解の相違】が生ずることはありえます。

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◆冷静になり、真摯に対応したい
 

 調査の際は、会社側も協力して、真摯に対応しましょう。
 監督官も人間ですから、「逆上されていい気分」になる人はいません。


 また、監督官にも常識というものがあります。冷静になり、「この部分については、こういう実態、状況にあるので、こういう取扱いをしています」というように担当官に話せばいいのです。

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